Secretaria da Cultura do Ceará inova em gestão documental no estado
2 de janeiro de 2023 - 10:14 #ArquivoPúblico
Texto: Thayane Bezerra | Edição: Ascom Secult
Pasta adotou política pública arquivística inédita e inovadora. Foto Felipe Abud.
A Secretaria da Cultura do Ceará, por meio de uma política pública arquivística inédita no estado, promoveu um processo de gestão documental inovador no Ceará. Percebendo a necessidade de aprimoramento da gestão documental, a Secult Ceará vem se dedicando à reestruturação desses processos, realizando articulações, encontros e reuniões com diversos entes e órgãos administrativos.
“O Estado precisa ter clareza de que sem uma política de gestão documental não há arquivo e que sem arquivo não há rés pública, a coisa pública, e nem direito de acesso à informação”, explica Márcio Porto, diretor do Arquivo Público do Estado do Ceará (APEC).
Entre as ações realizadas, está o primeiro ofício circular da Secult Ceará com a finalidade de orientar a instalação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos em âmbito da administração pública, enviado aos órgãos e entidades que compõem a administração direta e indireta, paraestatais e privadas, encarregadas da execução de serviços públicos no âmbito do poder executivo estadual.
Além disso, foi promovido um diálogo com os chefes dos poderes legislativo e judiciário, além do Ministério Público Estadual, para tratar da importância da gestão documental para a transparência, a boa governança, o fortalecimento da cidadania e do Estado democrático de Direito na administração pública.
Por meio dessas comunicações, ressaltou-se a Lei 6.546/78, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, a lei geral de arquivos, Lei 8.159/91, e a Resolução nº40 do CONARQ, com a finalidade de orientar os gestores, e consequentemente reforçar sua proteção, além de visar à eficiência na gerência documental e no tratamento técnico da informação, como forma de garantir o direito internacional de acesso à informação.
GESTÃO DOCUMENTAL
A produção, a organização e a preservação dos documentos gerados pelo estado deve receber destinação adequada para cada momento de sua existência, podendo ser classificados como em fase corrente, intermediária ou permanente. Nos últimos anos, esse tipo de análise e destinação dos registros documentais se restringiu aos próprios entes responsáveis por sua produção, havendo pouca interlocução entre as estruturas da administração pública.
Sem a devida avaliação dos documentos, é comum que registros desnecessários permaneçam guardados quando já poderiam ser descartados, bem como documentos que ainda possuem valor probatório sejam descartados, acarretando insegurança jurídica e colocando os gestores em risco. Observa-se que a gestão documental se aplica tanto a documentos físicos como a digitais.
ESFORÇOS
Os esforços da Secretaria para o fortalecimento da política pública arquivística do estado contaram com o projeto de extensão realizado através da parceria entre Universidade Federal de Uberlândia, Arquivo Público do Estado do Ceará (APEC), Arquivo Nacional, Universidade Estadual do Ceará, Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, entre outras instituições. Por meio deste projeto, foi desenvolvido um projeto de lei para a atualização e reformulação da Lei Estadual 13.087, de 29 de dezembro de 2000, que versa sobre o Sistema Estadual de Documentação e Arquivo (SEDARQ) e sobre a Comissão Estadual de Arquivos (CEARQ), instrumentos responsáveis pela política estadual de arquivos públicos e privados.
A CEARQ é o órgão consultivo competente para prestar assessoramento normativo, técnico, jurídico e histórico-cultural ao SEDARQ, propor modificações ao Sistema, além de zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais relativos à gestão documental pública.
Para a difusão e consolidação dessa política, que visa à efetivação da gestão documental no estado, a Secretaria da Cultura conta com o apoio de parceiros como a Associação dos Municípios do Estado do Ceará, da Universidade Estadual do Ceará e da Universidade Federal de Uberlândia, que colaboram com a realização de ações formativas e informacionais sobre a temática por todo o território estadual.